Kết quả kiểm tra việc lãnh đạo, chỉ đạo triển khai công tác văn thư - lưu trữ và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin năm 2022 trên địa bàn thành phố Phan Rang – Tháp Chàm
Hiện nay, công tác văn thư ở các địa phương có sự đầu tư, đổi mới, cải tiến theo hướng khoa học; khắc phục những hạn chế, trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả. Thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà nước; không để xảy ra tình trạng lộ, lọt bí mật thông tin, tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị tài liệu lưu trữ ở các đảng ủy, chi bộ đã có những chuyển biến rõ rệt như: Việc quản lý, lưu giữ tài liệu của Đảng và các tổ chức Đảng, mặt trận, đoàn thể được chú trọng thực hiện. Công tác bảo mật tài liệu, hồ sơ và việc quản lý, sử dụng con dấu được bảo đảm, thực hiện nghiêm túc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị; văn bản đi, đến được quản lý chặt chẽ; giúp giải quyết nhanh các công việc tại bộ phận văn thư; các văn bản ban hành sai về thể thức và kỹ thuật trình bày đã kịp thời được khắc phục; cán bộ phụ trách văn thư ý thức được trách nhiệm và thực hiện nhanh, gọn trong công tác tiếp nhận và giải quyết công việc;
Thực hiện theo Kế hoạch 169-KH/TU, ngày 28/10/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy về triển khai công tác văn thư - lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội thành phố giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035; Kế hoạch 170-KH/TU, ngày 28/10/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy về kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin năm 2022. Cấp ủy các tổ chức cơ sở Đảng đã chỉ đạo, quán triệt triển khai các văn bản liên quan về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị tại cơ quan, đơn vị; kịp thời triển khai hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ tuyên truyền, phổ biến các quy định về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên; việc ban hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo được soạn thảo đúng với quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác lưu trữ luôn được quan tâm, tài liệu lưu trữ được sắp xếp, phân loại ngăn nắp, dễ tìm, dễ tra cứu và bảo quản tốt hơn, đạt hiệu quả cao trong công tác văn thư, lưu trữ hàng năm. Một số Đảng ủy có bố trí kho, phòng tạm và trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Một số đảng ủy phường như: Thanh Sơn, Tấn Tài, Mỹ Đông thực hiện chỉnh lý sơ bộ sắp xếp hồ sơ lưu trữ theo quy định, có trang bị phòng, kệ, tủ và các trang bị cần thiết để bảo quản tài liệu. Riêng Đảng ủy phường Đài sơn đã chỉnh lý hồ sơ đến năm 2017; Đảng ủy phường Mỹ Bình đã chỉnh lý hồ sơ đến năm 2018. Một số Đảng ủy chuyển và nhận văn bản trên phần mềm E-Office và triển khai chữ ký số (Etoken) được thực hiện tốt như: Đảng ủy phường Kinh Dinh, Mỹ Đông, Xã Thành Hải, Đài Sơn, Mỹ Bình.
Bên cạnh kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế, tồn tại: Một số đảng ủy còn lúng túng, chưa thành thạo trong việc chuyển và nhận văn bản trên phần mềm E-Office, nhất là việc chuyển văn bản đi trình lãnh đạo cấp trên. Việc chỉnh lý văn bản đi, lập danh mục hồ sơ về các chuyên đề theo phông lưu trữ Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Quyết định số 297-QĐ/TU ngày 14/3/2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy tại các địa phương còn hạn chế. Công tác tra cứu hồ sơ, tài liệu, đều thực hiện theo phương pháp thủ công. Một số Đảng ủy phường, xã chưa lập sổ văn bản mật và lập danh mục hồ sơ lưu trữ riêng để bảo đảm bí mật của nhà nước. Đa số các đảng ủy phường, xã chưa thực hiện việc chỉnh lý và xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu, hồ sơ qua các năm (tài liệu tồn đọng từ năm 1992 đến nay) để đưa vào kho lưu trữ lịch sử. Hầu hết các đảng ủy phường, xã chưa bố trí kho lưu trữ riêng, chỉ thực hiện việc lưu trữ chung với phòng làm việc, phòng tạm; kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư - lưu trữ còn hạn chế, chưa đảm bảo đúng tiêu chuẩn, quy định làm ảnh hưởng đến việc bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Một số Đảng ủy phường chưa được quan tâm đúng mức và vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Trên cơ sở phương hướng nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ thể đã xác định theo Kế hoạch 169-KH/TU, ngày 28/10/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy về triển khai công tác văn thư, lưu trữ Đảng và tổ chức chính trị - xã hội thành phố giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035 gắn với việc tiếp tục thực hiện Nghị quyết 06-NQ/TU, ngày 09/12/2021 của Ban Thường vụ Thành ủy về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác cải cách hành chính hướng tới xây dựng chính quyền điện tử. Thực hiện có hiệu quả công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin đối với các tổ chức cơ sở phường, xã và thành phố. Ban Thường vụ Thành ủy chỉ đạo các cấp ủy cơ sở một số vấn đề cụ thể như sau:
1. Tiếp tục triển khai thực hiện Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Quyết định số 297-QĐ/TU ngày 14/3/2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy “về ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị-xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy” và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Tỉnh ủy; phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, thường xuyên cử công chức, viên chức được đào tạo tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Ban hành đầy đủ, cụ thể các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản cho phù hợp (Danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử quy định.
3. Các cấp ủy cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục đổi mới, cải tiến theo hướng khoa học, chuyên nghiệp. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng đẩy mạnh chuyển đổi số trong toàn hệ thống chính trị thành phố hướng đến xây dựng chính quyền số, kinh tế số, xã hội số. Triển khai ứng dụng chứng thực chữ ký số sử dụng phần mềm E-office và triển khai chữ ký số (Etoken) đồng bộ. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức, viên chức. Hoàn chỉnh Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử Đảng cấp thành phố; sao lưu, bảo hiểm và khai thác, sử dụng hiệu quả các CSDL trên mạng nội bộ.
4. Đầu tư, bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích, có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí...Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... định kỳ hàng năm thống kê, lựa chọn tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ theo quy định.
5. Văn phòng Thành ủy, các Ban xây dựng Đảng, Mặt trận đoàn thể, các tổ chức cơ sở Đảng xây dựng kế hoạch triển khai công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt việc khắc phục triệt để những hạn chế (nếu có) tại cơ quan, đơn vị, địa phương.
6. Văn phòng Thành ủy:
- Phối hợp với các Ban xây dựng Đảng Thành ủy xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng lưu trữ khối cơ quan Thành ủy, Mặt trận đoàn thể
- Đề xuất, bố trí, mở rộng kho lưu trữ Thành ủy đảm bảo đủ điều kiện tiếp nhận các hồ sơ điện tử do các cơ quan trực thuộc giao nộp và quản lý các hồ sơ số hóa; hướng tới xây dựng kho lưu trữ Thành ủy trở thành kho lưu trữ điện tử.
7. Đảng ủy các phường, xã rà roát, xác lập phương án xây dựng, nâng cấp sửa chữa kho lưu trữ đảm bảo lưu trữ tài liệu theo quy định; xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại địa phương.
8. Ủy ban nhân dân thành phố tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên toàn địa bàn, tập trung khai thác tối đa các nguồn lực; chủ trì, phối hợp với các địa phương rà soát, cân đối kinh phí, để nâng cấp sửa chữa hoặc xây mới các kho lưu trữ bảo đảm, đạt chất lượng, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu lưu trữ tại địa phương. Tăng cường, phối hợp mở lớp nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn.
9. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chính sách khen thưởng công chức, viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức, viên chức vi phạm các quy định về công tác, văn thư.
Mai Sơn